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Damos respuesta a su comunicación (...) mediante la cual consulta cuál es el destino de la copia de la declaración de cambio (Formulario No. 18 “Declaración de cambio por compra y venta de manera profesional de divisas en efectivo y cheques de viajero”), si se puede omitir la copia por simplicidad del trámite [sic] y si el profesional del cambio debe conservar el original y la copia de la declaración de cambio.
Al respecto, nos permitimos manifestar que:
1. De conformidad con el literal a) del artículo 84 de la Resolución Externa No. 1 de la Junta Directiva del Banco de la República (R.E. 1/18) los profesionales de compra y venta de divisas y cheques de viajero deberán “exigir y conservar una declaración de cambio por sus compraventas de divisas y cheques de viajero, la cual debe contener la identificación del declarante, del beneficiario de la operación y demás características que el Banco de la República reglamente de manera general.” (Resaltado fuera del texto original)
De acuerdo con el numeral 1.9.1 de la Circular Externa DCIN-83 del Banco de la República, cuando la operación de compra y venta de divisas se paga en efectivo y cuando la declaración de cambio se realiza de manera impresa (documento que debe tener como mínimo la información prevista en el Formulario No. 18 “Declaración de cambio por compra y venta de manera profesional de divisas en efectivo y cheques de viajero”) es una obligación del profesional exigir la declaración de cambio, en original y en copia, y conservar la declaración de cambio (documento original) para los efectos pertinentes.
2. Teniendo en cuenta lo anterior, el profesional de cambio le entregará a su cliente una copia diligenciada con todos los requisitos exigidos en la regulación del Banco de la República. Esto implica que el declarante tendrá este documento en su debida forma.
3. Adicionalmente, es importante mencionar que el artículo 90 de la R.E. 1/18 dispone que “(…) los residentes que efectúen operaciones de cambio están obligados a conservar los documentos que acrediten el monto, características y demás condiciones de la operación y el origen o destino de los recursos, según el caso, por un período igual al de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracciones al régimen cambiario. Tales documentos deberán presentarse a las entidades encargadas del control y vigilancia del cumplimiento del régimen cambiario que los requieran o dentro de las actuaciones administrativas que se inicien para determinar la comisión de infracciones cambiarias.”.
4. Dada su consulta, esta Secretaría evaluará la necesidad de eliminar el requisito de entregarle una copia física de la declaración de cambio al cliente del profesional de cambio, como quiera que el profesional tiene la obligación de conservar las declaraciones de cambio por sus compraventas de divisas y cheques de viajero.
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