(...) Damos respuesta a su comunicación (...) en la que consulta sobre la firma y conservación de las declaraciones de cambio por importaciones y exportaciones de bienes (Formularios Nos. 1 y 2) en los eventos en que son canalizadas a través de cuentas de compensación. Concretamente consulta sobre la posibilidad de conservar las declaraciones de cambio en un archivo digital y de firmarlas ya sea físicamente o digitalmente en el evento en que las entidades de control y vigilancia las requieran.
Al respecto, me permito manifestarle lo siguiente:
1. El artículo 1 de la Resolución Externa 8 de 2000 establece que los residentes y no residentes que canalicen operaciones de cambio a través del mercado cambiario deben presentar una declaración de cambio en los términos que disponga el Banco de la República.
2. De conformidad con lo anterior, en la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 del Departamento de Cambios Internacionales (numeral 1.2.) se estableció que dentro de otras condiciones, las declaraciones de cambio deben diligenciarse a nombre del residente o no residente que realiza la operación y suscribirse por éste, su representante legal, apoderado o mandatario.
3. Por su parte, el numeral 1.4 de la Circular Reglamentaria Externa DCIN 83 establece que el residente o no residente que presente una declaración de cambio debe responder por la correcta presentación de las mismas y la veracidad de la información que en ellas conste, razón por la cual resulta determinante identificar tanto al titular de la operación, como a quien suscribe la declaración de cambio, como responsables de la información que consta en tales documentos.
Adicionalmente, y en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 3 “Conservación de documentos” de la Resolución Externa 8 de 2000, establece que tienen la obligación de conservar la declaración de cambio en documento físico o electrónico de conformidad con la Ley 527 de 1999, por el término de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracción del régimen cambiario.
4. En cuanto al cumplimiento de la obligación de presentación de la declaración de cambio el numeral 1.1. de la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 advierte que: “…..Para efectos de lo previsto en el artículo 4 de la R. E. 8/00 J. D., la declaración de cambio se considera correctamente presentada cuando la información ha sido recibida o procesada por los IMC, o cuando la misma se encuentre incorporada en el sistema del Banco de la República (en adelante BR) como resultado de la transmisión electrónica que realizan los IMC y los titulares de cuentas de compensación. "
Teniendo en cuenta lo anterior, en la medida que la información de las operaciones de cambio canalizadas a través de cuentas de compensación queda incorporada en el sistema del Banco de la República, las declaraciones de cambio respectivas se consideran correctamente presentadas.
5. No obstante lo anterior, debe tenerse en cuenta que en el caso de las operaciones de importaciones y exportaciones de bienes que se canalizan a través de cuentas de compensación, el Formulario No. 10 no hace las veces de declaración de cambio.
Las declaraciones de cambio de estas operaciones deben diligenciarse con el lleno de requisitos (incluye la firma autógrafa1 o electrónica si la declaración se genera de manera electrónica) antes de la transmisión del Formulario No. 10 y conservarse para cuando sean requeridas por las entidades de control y vigilancia. En efecto, sobre el particular la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 en sus numerales 8.3.1., 8.3.2. establece:
" .. ... Cuando a través de las cuentas se canalicen ingresos por concepto de exportaciones, se deberá diligenciar la "Declaración de cambio por exportaciones de bienes" (Formulario No. 2) o un documento que contenga la misma información de dicho formulario, que no se enviará al BR pero deberá conservarse en los archivos del titular de la cuenta, para el evento en que las entidades de control y vigilancia lo requieran. Las declaraciones de cambio deberán elaborarse con la fecha de ingreso de las divisas a la cuenta en cualquier tiempo antes de la transmisión del Formulario No. 10 "Relación de operaciones cuenta de compensación".
"...... Cuando a través de las cuentas se canalicen pagos por concepto de importaciones, se deberá diligenciar la respectiva "Declaración de cambio por importaciones de bienes" (Formulario No. 1) o un documento que contenga la misma información de dicho formulario, que no se enviará al BR pero deberá conservarse en los archivos del titular de la cuenta, para el evento en que las entidades de control y vigilancia lo requieran. Las declaraciones de cambio deberán elaborarse con la fecha del pago de la obligación en cualquier tiempo antes de la transmisión del Formulario No. 10 "Relación de operaciones cuenta de compensación".
Adicionalmente, como se establece en el numeral 1.4. “Responsabilidad Derivada de la Presentación de las Declaraciones de Cambio”, estas declaraciones de cambio deben conservarse (diligenciadas y firmadas) “….en documento físico o electrónico de conformidad con la Ley 527 de 1999 por el término previsto en el artículo 3 de la R.E. 8/00 J.D. (período de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracción del régimen cambiario)”. En caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
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1 La firma por medios mecánicos no puede utilizarse por cuanto la normatividad cambiaria no la contempla. En este sentido, el Código de Comercio en su artículo 827 señala que la firma que procede de algún medio mecánico no se considerará suficiente sino en los negocios en que la ley o la costumbre lo admitan.
