"(...) consulta si el Banco de la República se ha pronunciado sobre los requisitos tecnológicos y de seguridad que se requieren para recibir y conservar la información de las declaraciones de cambio por medios tecnológicos. Así mismo, consulta: (i) como se informaría al declarante el número de la declaración de cambio, dado que el archivo que recibe el intermediario del mercado cambiario (IMC) esta encriptado, y (ii) como se devolvería copia de la declaración de cambio al recibirse la información vía electrónica.
Al respecto nos permitimos manifestarle:
1. La Ley 527 de 1999(1) define un mensaje de datos como: "La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares ... ". De acuerdo con lo anterior, las declaraciones de cambio pueden ser elaboradas bajo forma de mensaje de datos, siempre y cuando se pueda garantizar: (i) la autenticidad, integridad y no repudio de la información por cualquier medio técnico y (ii) que pueda ser exhibida a las autoridades competentes cuando ello se requiera.
2. Por su parte, la Resolución Externa 8 de 2000 en el artículo 1 prevé que los residentes y no residentes que efectúen en Colombia una operación de cambio, deben presentar una declaración de cambio en los términos y condiciones que disponga el Banco de la República. Así mismo, señala que el Banco de la República: "adoptará mediante reglamentación general los términos, condiciones y procedimientos aplicables a la declaración de cambio".
3. La Circular Reglamentaria Externa DCIN 83 en el punto 1.1, advierte que: "Los intermediarios del mercado cambiario podrán recibir y conservar la información de las declaraciones de cambio por medios electrónicos siempre y cuando se ajuste a lo dispuesto por la Ley 527 de agosto 18 de 1999 y las normas que la modifiquen, sustituyan o reglamenten, en la forma y con los requisitos tecnológicos y de seguridad que el Banco de la República señale."
Adicionalmente, la mencionada Circular dispone en el numeral 1.4 que los residentes o no residentes que presenten una declaración de cambio son responsables de: "Conservar en documento físico o electrónico de conformidad con la Ley 527 de 1999 por el término previsto en el artículo 3 de la R. E. 8/2000 J. D. (periodo de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracción al régimen cambiario)."
Por tanto, la reglamentación cambiaria prevé que la declaración de cambio presentada en documento físico, firmada y en original puede ser sustituida por un mensaje de datos, cuando éste sea un equivalente funcional del papel firmado de acuerdo con lo previsto en la Ley 527 de 1999, el Decreto Reglamentario 1747 de 2000, la Circular Única 10 de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que las modifiquen o adicionen.
4. De acuerdo con lo anterior, esta Secretaría considera que la declaración de cambio consignada en medio informático válido, a efectos de control cambiario debe ser aquella: (i) firmada digitalmente por un certificador abierto emitido por una Entidad de Certificación Abierta, debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio (ii) custodiada por la persona que pueda garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de la información, es decir, que se pueda considerar como un "original", en los términos del artículo 8 de la ley 527 de 1999, y (iii) contener los elementos previstos en los formatos (Formularios) de la Circular de Cambios Internacionales (Circular Reglamentaria Externa DCIN-83) como garantía de su posterior consulta.
Es así como, los requisitos y condiciones (por ejemplo la conservación, numeración y fecha de presentación de la declaración de cambio) derivados de la presentación de las declaraciones de cambio en documento físico, no se modifican por el hecho que éstas se transmitan vía electrónica.
(...)"
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(1)Decreto Reglamentario 1747 de 2000
