"(...) Damos respuesta a su correo electrónico (...), mediante el cual consulta si es posible utilizar firmas biométricas en las declaraciones de cambio.
Al respecto, me permito manifestarle lo siguiente:
1. El artículo 1 de la Resolución Externa 8 de 2000, dispone que todo residente o no residente que efectúe en Colombia una operación de cambio, deberá presentar una declaración de cambio en los términos y condiciones que disponga el Banco de la República.
2. Acerca de las obligaciones de quienes presentan la declaración de cambio, el numeral 1.4 del Capítulo 1 de la Circular Reglamentaria Externa DCIN 83 del Banco de la República establece que corresponde al residente o no residente que presente una declaración de cambio, responder por su correcta presentación y por la veracidad de la información que en ella conste. Es por esta razón, que resulta determinante identificar tanto al titular de la operación, como a quien suscribe la declaración de cambio, como responsables de la información que consta en tales documentos.
3. Ahora bien, el Código de Comercio en su Artículo 826 define el concepto de firma, indicando que cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito, bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores. Para el efecto, por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal. El mismo Código en su Artículo 827 señala que, la firma que procede de algún medio mecánico no se considerará suficiente sino en los negocios en que la Ley o la Costumbre lo admitan. Finalmente, el Código de Procedimiento Civil, en su Artículo 252 dispone que, es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado.
4. El artículo 7 de la Ley 527 de 1999 (“Ley de Comercio Electrónico”) consagra, para efectos de los mensajes de datos la validez de la firma electrónica como equivalente funcional de la firma manuscrita, siempre que se cumpla los requisitos exigidos en la norma, así:
“ARTÍCULO 7º. Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado……”
La firma electrónica es género de los mecanismos de autenticación que se encuentran reconocidos por el ordenamiento jurídico. Es así como el Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012 la define como los “Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.”
5. Por su parte, la firma digital es una especie de firma electrónica que cuenta con una reglamentación específica que define las condiciones especiales que debe reunir una firma digital para cumplir con los requisitos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999, así:
- El literal c) del artículo 2 de la Ley 527 de 1999 requiere que se trate de “….un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación;”
- El literal d) del mismo artículo 2 de la Ley 527 de 1999 exige la intervención de un tercero independiente denominando “Entidad de Certificación” que certifique que la firma digital efectivamente corresponde a una persona determinada.
- La Parte III de la Ley 527 de 1999 y el Decreto Reglamentario Decreto 1747 de 2000 regulan los requisitos especiales que deben cumplir las firmas digitales, los certificados relacionados con estas y las entidades de certificación.
6. Ahora bien, la declaración de cambio es el documento mediante el cual se deja constancia de la realización de una operación de cambio. Por tanto, con el diligenciamiento de la misma se busca obtener la mayor información sobre las operaciones de cambio que efectúan los residentes y no residentes, dentro de la cual se destaca especialmente: (i) la plena identificación de quien realiza la operación; (ii) la verificación de la naturaleza de la transacción y; (iii) el cumplimiento de las regulaciones correspondientes.
7. La Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 en su Capítulo 1, numeral 1.2., señala que las declaraciones de cambio deberán diligenciarse a nombre del residente o no residente que realiza la operación de cambio (Ejemplo: importador, exportador, deudor, acreedor o inversionista) y suscribirse por éste o por su representante legal, apoderado o mandatario en el campo de firma del declarante. Así mismo y para efectos del diligenciamiento, deberán observarse adicionalmente las instrucciones previstas en la citada Circular, en los formularios y sus instructivos.
Adicionalmente, la Circular DCIN- 83 en el numeral 1.12, prevé la posibilidad de presentación de las declaraciones de cambio ante los IMC elaboradas como mensajes de datos, con el cumplimiento de las siguientes condiciones y procedimientos:
“a. Disponer de los medios electrónicos que permitan generar y enviar un mensaje de datos, de acuerdo con los requisitos que establece la Ley 527 de 1999, el Decreto Reglamentario 1747 de 2000, la Circular Única 10 de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que las modifiquen o adicionen;
b. Disponer de un certificado expedido por una entidad certificadora abierta para firmar el mensaje de datos;
c. Contar con los medios electrónicos que permitan recibir de manera electrónica las declaraciones de cambio contenidas en mensaje de datos debidamente numeradas y fechadas con constancia de recibo, de parte del IMC;
d. Conservar el mensaje de datos con la información de la declaración de cambio debidamente numerada y fechada, conforme a lo previsto en el artículo 3 de la R.E.8/00 J.D.;
e. Garantizar que dispone de los medios electrónicos para conservar y atender de manera diligente y oportuna las solicitudes de información de las autoridades competentes, entre otras, de las entidades de control y vigilancia del régimen cambiario.” (Subrayas nuestras)
Como se evidencia de lo anterior, la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 al regular la declaración de cambio hace referencia a la reglamentación específica de las firmas digitales (Ley 527 de 1999, el Decreto Reglamentario 1747 de 2000, la Circular Única 10 de la Superintendencia de Industria y Comercio), siendo esta especie de firma electrónica la única admisible en las declaraciones de cambio que se elaboren como mensajes de datos.
Por tanto, las firmas biométricas solamente podrían ser utilizadas en las declaraciones de cambio si son consideradas firmas digitales y cumplen con todos los requisitos aplicables a estas según su regulación especial y la reglamentación del Banco.
(...)"
