JD-S-CA-30997-2021 Concepto de la Secretaría de la Junta Directiva

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Damos respuesta a su comunicación (...), mediante la cual consulta sobre la posibilidad de que el profesional de cambio pueda “acceder a la expedición de la declaración de cambio por medios electrónicos como el uso de la firma digital (…) para lo cual se expide la declaración de cambio sin firma y huella del cliente”.

 

Al respecto, nos permitimos manifestar que:

 

1. La Resolución Externa No. 7 de 2021 de la Junta Directiva del Banco de la República, la cual modificó la Resolución Externa 1 de 2018 (R. E. 1/18), permite que la factura electrónica de venta, expedida en los términos de la normatividad aplicable, haga las veces de la declaración de cambio.

 

Sin embargo, esta modificación no alteró las otras formas autorizadas en la R.E. 1/18 para diligenciar y presentar este documento. 

 

2. A manera de antecedente, se señala que el artículo 75 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República permitía que la declaración de cambio pueda “elaborarse mediante el uso de procedimientos tecnológicos aceptados por la DIAN”. Es decir que el régimen cambiario ha permitido desde hace varios años, el uso de protocolos electrónicos para elaborar la declaración de cambio para las operaciones de compra y venta de divisas y cheques de viajero.

 

3. El artículo 84 de la R.E. 1/18 permite que la declaración de cambio se pueda elaborar “por medios electrónicos, siempre que se cumplan los requisitos que establece la Ley 527 de 1999 y demás disposiciones aplicables”. Lo anterior, atendiendo el principio de equivalencia funcional de los documentos electrónicos¹, ya que “no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos” (artículo 5 de la Ley 527/99).

 

4. En resumen, la regulación cambiaria autoriza los siguientes medios y mecanismos para la elaboración de la declaración de cambio de las operaciones de compraventa de divisas y cheques de viajero:

 

La declaración de cambio por medios físicos se acredita mediante:

 

 Documento, en original y copia (esta copia podrá ser física o una representación electrónica del documento físico) que contenga al menos la información prevista en el Formulario No. 18 “Declaración de cambio por compra y venta de manera profesional de divisas en efectivo y cheques de viajero” incluido en la Circular Reglamentaria Externa DCIP-83 (Circular DCIP-83) ².

 

 Formulario simplificado para compraventa de divisas y cheques de viajero realizadas por profesionales de cambio ubicados en ciudades de frontera (en operaciones desde 200 USD y hasta 500 USD). La DIAN fija los requisitos de este formulario.

 

La declaración de cambio por medios electrónicos se acredita mediante:

 

 Cualquier documento electrónico que contenga, como mínimo, la información prevista en el Formulario No. 18 y que cumpla con los requisitos que establece la Ley 527 de 1999 y demás disposiciones aplicables.

 

 Registro de utilización de la tarjeta o de la transferencia electrónica de fondos, cuando el pago se haya realizado por (i) transferencias de fondos intrabancarias en el país o (ii) instrumentos de pago electrónicos que se compensan y liquidan a través de la red de sistemas de pago de bajo valor en el país (tarjeta débito, tarjeta crédito, transferencia de fondos interbancaria).

 

Factura electrónica de venta expedida de conformidad con el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, la Resolución 000042 de 2020 de la DIAN y demás normas que los reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan. Este documento soporta operaciones de compra o de venta de divisas y puede hacer las veces de declaración de cambio, independientemente de la forma de pago.

 

5. Esta Secretaría considera que, si la declaración de cambio se elabora a través de un documento electrónico, los mecanismos de validez, conservación, originalidad, autenticación y demás aplicables deberán ser aquellos que señale la Ley 527/99. En particular, frente al tema de firmas, el artículo 7 de esta ley dispone que cuando cualquier norma exija la presencia de una firma (como es el caso del Formulario No. 18), en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho este requerimiento si:

 

 

 

En este sentido, resultaría contradictorio exigir que el documento electrónico tenga que imprimirse a efecto de consignar en él la firma autógrafa (firma de puño y letra) y huella dactilar del cliente, puesto que ello implicaría convertir un documento electrónico en un documento físico, afectando ipso facto las propiedades que le asigna la ley a los mensajes de datos. 

 

Acorde con lo anterior, se señaló en el numeral 1.9.1 de la Circular DCIP-83 que si la declaración de cambio se realiza a través de medios electrónicos no es necesaria que la firma sea autógrafa del cliente. El requisito de firma en estos casos se suple mediante mecanismos de firma electrónica (tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas) o firma digital, conforme los requisitos señalados por las normas aplicables.

 

6. Lo anterior sin perjuicio de considerar que, de conformidad con lo establecido en el artículo 165 del Código General del Proceso (CGP), son medios de prueba “la declaración de parte, la confesión, el juramento, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios, los informes y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento del juez (…)”. Y, en línea con lo anterior, de acuerdo con el artículo 243 del CGP se entiende por documento “los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares (…)” (Subrayado nuestro).

 

(...)"

 

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