Otros aspectos relacionados
1. Administración de los documentos del proceso
El Departamento de Gestión Documental es responsable de establecer lineamientos, normas internas y procedimientos para la gestión documental en los distintos procesos en el Banco de la República. Por lo anterior, cuenta con un manual corporativo conformado de los asuntos y circulares reglamentarias que norman, entre otros, los procedimientos para la conformación de los expedientes de los procesos de contratación, desde la iniciación del mismo hasta la terminación y/o liquidación del contrato respectivo.
En los procesos de contratación intervienen distintas áreas, a saber: área de negocio, área gestora, área que formaliza la contratación y el Área Responsable de Conformar el Expediente - ARCE, que por lo general es el área de negocio. En esta última recae la responsabilidad de centralizar y custodiar todos los documentos generados y recibidos durante el proceso contractual en sus diferentes etapas (precontractual, contractual, control de ejecución y terminación o liquidación), de manera que las demás áreas intervinientes remitan al área ARCE todos los documentos generados y recibidos en la etapa correspondiente, según su competencia. Una vez la terminación y/o liquidación del contrato ha sido formalizada, se cierra el expediente y es transferido al Archivo Central del Banco para su registro, tratamiento archivístico y conservación por el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental (TRD) vigente.
2. Procedimiento pago a proveedores
Es el pago de sumas de dinero que el Banco de la República realiza a sus proveedores por la adquisición de bienes o prestación de servicios a través de cheque o transferencia electrónica, dicho procedimiento se especifica en la “Circular Externa Operativa y de Servicio DG-SF-387 ”. Para iniciar el proceso de pago al proveedor, es necesaria la presentación correcta de la factura, es decir, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario (artículo 616 y siguientes) y sus normas reglamentarias.
La modalidad de pago por transferencia electrónica que se realiza a través del Sistema de Compensación Electrónica Nacional Interbancaria CENIT, ofrece ventajas en seguridad y evita el desplazamiento del proveedor a las instalaciones del Banco, para lo cual, el proveedor deberá diligenciar el formulario “Autorización para pago por transferencia de fondos”. Para mayor información DCIP-Proveedores@banrep.gov.co
