Información sobre el Sistema de Información Cambiaria para Intermediarios del Mercado Cambiario

Desde el 1 de noviembre de 2023, se encuentran en funcionamiento los módulos de declaraciones de cambio y endeudamiento externo del Sistema de Información Cambiaria. Revise con atención la siguiente información para facilitar la transmisión en el Sistema.

1. Gestión de usuarios
2. Transmisión en línea
3. Generalidades para la transmisión de archivos
4. Documentos por operación
5. Preguntas Frecuentes

1. Gestión de usuarios

Para poder interactuar con el Sistema de Información Cambiaria, el usuario que va a transmitir información requiere estar creado y administrado de acuerdo con lo descrito en el instructivo Administración de usuarios en el Nuevo Sistema de Información Cambiaria.

2. Transmisión en línea

5. Preguntas Frecuentes

¿Cómo debo nombrar los archivos para la transmisión de mis operaciones?

Para la correcta estructura del nombramiento de los archivos, tenga en cuenta que, cada archivo comienza con las iniciales correspondientes para cada operación en mayúscula, respetando los guiones medios y bajos y el formato de fecha y hora. Para más claridad, consulte los ejemplos en el documento Nombramiento operaciones IMC

¿En qué consiste la creación de actores y quién debe hacerlo?

Las operaciones cambiarias tienen un actor que las realiza, por ejemplo, un deudor, un inversionista, etc. Antes de enviar las operaciones cambiarias, consulte en el sistema si el actor esta creado o proceda a crearlo. La creación la puede realizar el Intermediario del Mercado Cambiario, el titular de cuenta de compensación o el inversionista / receptor de inversión.
Para crear o actualizar los datos de un actor en línea, se puede realizar a través de la opción Actores cambiarios > Gestión de actores. O para crear varios actores a la vez, puede transmitir un archivo XML con la información requerida.
Es necesario que el actor esté creado antes de enviar las operaciones de informe de deuda, declaraciones de inversiones y transmisión de cuentas. Para los negocios de importaciones, exportaciones y servicios, solo se exige que el actor este creado en los siguientes casos específicos: si el importador, exportador o actor que compra y vende divisas es un patrimonio autónomo, un fondo de capital privado o un fondo de inversión colectiva, para el caso de servicios, además de estos casos específicos, si quien compra o vende divisas es un no residente sin identificación válida, también deberá crearlo antes de enviar la operación.

Al crearse los actores ¿la validación de la información con la DIAN y la Registraduría es inmediata?

La validación es inmediata, al momento de crearlos en línea o a través de archivo. Por pantalla, al crearlos en línea, se presentará un mensaje de proceso exitoso. Y en el proceso del archivo, se generará un archivo de respuesta confirmando la creación o el rechazo de cada actor relacionado en el archivo. Solo se validarán con la Registraduría las cédulas de ciudadanía y con la DIAN los números de identificación tributaria (NIT).

¿Cómo se define el tipo de entidad a la que pertenece el actor?

Los clientes deben suministrar la información referente al tipo de entidad al Intermediario del Mercado Cambiario. Y el IMC reportarla de acuerdo con la clasificación indicada por el Banco de la República: patrimonios autónomos (PAT), fondo de capital privado (FCP) o fondo de inversión colectiva (FIC). Y si es diferente a alguno de estos tipos de entidad, podrán utilizar OTROS. Esto porque, de acuerdo con el tipo de entidad el sistema realizará validaciones sobre la información de la operación.

Los actores, residentes y no residentes, que están ya creados en el SEC con código de prestamista o de acreedor ¿requieren ser creados en el Sistema de Información Cambiaria?

No requieren ser creados, ya que fueron migrados del Sistema Estadístico Cambiario (SEC) al Sistema de Información Cambaría. Pueden ser consultados en la opción Actores cambiarios > Gestión de actores. Para los acreedores o deudores no residentes, el código que tienen en el SEC será homologado con un código de no residente (NR).

¿Cómo se manejan los rechazos de operaciones por inconsistencias en la creación del actor?

El archivo de salida del Sistema contiene las respuestas de las operaciones e indicará el error asociado con el rechazo. En el tema de actores el error indicará que el actor no está registrado en el sistema, su identificación no es válida o su información no está actualizada. El Intermediario del mercado cambiario debe crear o actualizar la información del actor y volver a transmitir la operación.

¿En el campo devolución, de las declaraciones de cambio, cómo va a ser su funcionalidad al indicar ‘Si’ o ‘No’? ¿Qué información se debe reportar?

Si la operación que se reporta corresponde a una devolución deberá indicarse 'Sí' y el numeral correspondiente que admita devolución. Y la información que se debe suministrar varía según la operación, de forma general es identificar la declaración, el actor o actores que hacen parte, los valores negociados en la moneda de giro, los dólares y la información asociada al numeral cambiario.

La etiqueta “Información Consolidada” que está en las declaraciones de cambio de tipo importación, exportación o servicios ¿a qué hace referencia? o ¿cuándo se consolida la información?

La consolidación es una opción que permite por medio de un numeral reportar múltiples operaciones realizadas sin individualizar los actores a los cuales se encuentran asociadas. Este es un concepto descrito en la reglamentación y establecido en la estructura de los archivos a transmitir.

¿Cómo se transmite el informe de endeudamiento externo activo y pasivo?

El Sistema brindará las opciones de transmisión en línea o por archivo para crear informes de créditos (endeudamiento) solicitando el tipo de crédito, activo o pasivo; manteniendo las características y validaciones propias de cada tipo.

¿Cómo se reportaría un nuevo informe de crédito? ¿Y las correcciones/modificación, las sustituciones, el fraccionamiento y la consolidación de estos?

El informe de crédito se puede transmitir en línea o por archivo XML. Las modificaciones al informe, indexación, sustitución, fraccionamiento o consolidación se harán en línea.

¿Cómo se identifica un nuevo crédito externo ante el Banco de la Republica?

Cada Intermediario del mercado cambiario podrá crear su propia numeración para identificarlos de forma única ante el Banco de la Republica. Para esto, las condiciones son: es un campo alfanumérico, de longitud máxima 22 dígitos. Los primeros dígitos deben corresponder al código de intermediario asignado por el Banco de la República, seguido por la letra C (de crédito) y un consecutivo asignado por el intermediario. Ejemplos válidos: 1C1, 1C001, 51C1, 51C2532.

En los endeudamientos. ¿qué tipo y número de identificación del no residente se debe ingresar? Para tipo de documento NR (No residente), ¿qué número de identificación se debe ingresar?

En cualquier crédito a informar se debe identificar cada uno de los acreedores y deudores, con los tipos y números de identificación que correspondan. Esto deben estar creados previamente como actores. Para identificar los actores no residentes existen 2 opciones:

1. Si cuentan con una identificación válida en Colombia, con el correspondiente tipo de documento (NIT, CC, CE, TI, RC, PB, PEP, etc.) y número.
2. Si no cuenta con una identificación válida en Colombia, al crearlo el sistema le asignará un código de no residente (NR).

¿Cómo se transmite la Información de datos mínimos para excepciones a la canalización en el caso de desembolsos y pagos de endeudamiento?

Esta información se reporta usando la estructura de una Declaración de cambio por créditos (endeudamiento) externo, indicando 'Sí' en el campo 'Razón de no canalización' y diligenciando la información correspondiente a la operación.

¿Existe una opción para realizar modificaciones de endeudamiento externo?

Sí, las modificaciones de los informes de créditos (endeudamiento) se realizarán en línea (indexación, consolidación, sustitución y fraccionamiento de créditos).

¿Se pueden incluir datos para declaraciones de diferentes negocios en un mismo archivo?

En un solo archivo podrá enviar la información de declaraciones de cambio de importación de bienes, exportación de bienes, créditos externos, inversiones internacionales y servicios, transferencias y otros conceptos. Es decir, se pueden transmitir las 5 operaciones en un archivo. Siempre y cuando, correspondan al mismo tipo de archivo: nueva/inicial, corrección, cambio o anulación. Por ejemplo, no se puede enviar en un mismo archivo creación de DC y correcciones o anulaciones. Adicionalmente, deben enviarse en el siguiente orden; primero importaciones, segundo exportación, tercero créditos, cuarto inversiones y quinto servicios.

¿Qué significa el estado "Integrado(a)" en el informe de endeudamiento externo?

El estado "Integrado(a)" indica que el informe está registrado en el sistema y disponible para ser gestionado.

¿Se podrán realizar correcciones por archivo a declaraciones transmitidas en el Sistema Estadístico Cambiario (SEC)?

Sí, se podrán realizar correcciones de declaraciones de cambio en el SEC. Teniendo en cuenta que continuarán identificándose con el mismo número, fecha e Intermediario del mercado cambiario.

¿Los archivos a transmitir tienen algún limite en el número de declaraciones que contengan o en su tamaño?

El tamaño máximo de los archivos debe ser de 50MB, si se sobrepasa de este peso, se sugiere partir los archivos en varios más pequeños para que su transmisión se realice de manera correcta.

¿Los archivos deben ser firmados como se hace actualmente?

No, los archivos enviados por parte de los Intermediario del mercado cambiario no deben ser firmados. Como respuesta a la transmisión, se publicarán dos archivos de salida con el mismo contenido: uno estará firmado por parte del Banco de la República y otro archivo será entregado sin firmar.

¿Las declaraciones de cambio que se realicen los días 30 y 31 de octubre de 2023 deberán transmitirse dentro de los 2 días hábiles siguientes a la salida a producción del Sistema de Información Cambiaria?

Sí, para el efecto se marcarán dichos días como no hábiles con el fin de extender el plazo para que realicen la transmisión.

¿Dónde se pueden verificar las respuestas del procesamiento de los archivos XML?

GTA está compuesto por dos carpetas, una de entrada y otra de salida. Para el envío de los archivos XML se realiza desde la carpeta de entrada y las respuestas del procesamiento ya sea a nivel de XSD o a nivel XML se encontrarán en la carpeta de salida. El archivo de salida debe generarse con el resultado de todas las operaciones transmitidas, ya sean integradas o rechazadas.

¿Cuáles funcionalidades se pueden transmitir por archivo XML?

Las funcionalidades que se pueden transmitir por archivo XML son las transmisiones iniciales de declaraciones de cambio de importación, exportación, inversiones internacionales, créditos externos y servicios, transferencias y otros conceptos, así como las correcciones, anulaciones, cambio de declaración, creación de actores e informe de créditos externos.

¿Con qué propósito debe realizarse el informe de créditos externos pasivos y activos cuando su origen corresponde a un anticipo para futuras capitalizaciones?

Con el propósito 43 - Anticipo para futuras capitalizaciones. Este ajuste se realizará a nivel normativo en la próxima modificación a la Circular Reglamentaria Externa DCIP-83, con el fin de corregir la omisión para créditos pasivos y el número de propósito para créditos activos.

¿A quién puedo contactar si tengo preguntas sobre la transmisión de archivos?

Se puede contactar al centro de atención telefónica marcando al número (601) 3430555 en horario de 8:00 a.m. a 12:15 p.m. y de 1:45 p.m. a 4:00 p.m.