Creación y actualización de actores en el Sistema de Información Cambiaria

Contenido

1. Actores y usuarios en el Sistema de Información Cambiaria
   1. ¿Quién es actor en el Sistema de Información Cambiaria?
   2. ¿Qué naturaleza pueden tener los actores en el Sistema de Información Cambiaria?
   3. Actores sin identificación válida en Colombia
   4. ¿Quién es el usuario y cómo se diferencia del actor?
2. Creación y actualización de actores en el Sistema de Información Cambiaria
   1. ¿Qué significa crear un actor en el Sistema de Información Cambiaria?
   2. ¿Para qué operaciones se deben crear actores en el Sistema de Información Cambiaria?
   3. ¿Quién puede crear un actor o actualizar sus datos?
   4. ¿Qué datos registrados de los actores se pueden actualizar?
   5. Procedimientos de actualización, corrección o unificación de información
   6. ¿Cómo se crea un actor en el Sistema de Información Cambiaria?
   7. ¿Cómo se actualiza la información del actor en el Sistema de Información Cambiaria?
3. Preguntas frecuentes sobre el módulo de creación de actores

I. Actores y usuarios en el Sistema de Información Cambiaria

A. ¿Quién es actor en el Sistema de Información Cambiaria?

El actor es la persona residente o no residente, con o sin identificación válida en Colombia, que forma parte de la operación de cambio a registrar o consultar. En la práctica, se trata del inversionista o de la empresa receptora de inversión.

B. ¿Qué naturaleza pueden tener los actores en el Sistema de Información Cambiaria?

Los actores pueden ser:

Personas naturales: las personas naturales residentes o no residentes se pueden identificar en el Sistema de Información Cambiaria con el número de registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte, código de no residente (NR) o número de identificación tributaria (NIT).

Personas jurídicas: las personas jurídicas residentes o no residentes se pueden identificar en el Sistema de Información Cambiaria con el número de identificación tributaria (NIT) o con el código de no residente (NR).

Entidades sin personería jurídica: son otro tipo de entidades que no tienen personería jurídica y pueden ser residentes o no residentes. Los residentes se pueden identificar con número de identificación tributaria (NIT) o código de patrimonio autónomo (PA) y los no residentes se pueden identificar con número de identificación tributaria (NIT) o código de no residente (NR).

C. Actores sin identificación válida en Colombia

Las personas naturales, las personas jurídicas no residentes, las entidades sin personería jurídica no residentes o los patrimonios autónomos sin NIT propio que no cuenten con un número de identificación válido en Colombia podrán gestionar, por medio de un usuario, la creación de un código de no residente (NR) o código de patrimonio autónomo (PA) que los identifique[1], según el caso. Tenga en cuenta que esta identificación es válida únicamente para las operaciones que se gestionen en el Sistema de Información Cambiaria, por lo cual este código no será válido para los sistemas de otras entidades.

El actor que transmita operaciones en el Sistema de Información Cambiaria debe utilizar el código asignado en el Sistema como NR o PA.

D. ¿Quién es el usuario y cómo se diferencia del actor?

El usuario es la persona natural que está habilitada para ingresar e interactuar con el Sistema, a nombre propio o por cuenta de un tercero. Debe ser mayor de edad y estar identificado con un tipo de identificación válido en Colombia (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte o número de identificación tributaria [NIT]).

Como se indicó anteriormente, el Actor es el inversionista o la empresa receptora de inversión, que puede ser persona natural, jurídica o entidad sin personería jurídica, residente o no residente, con o sin identificación válida en Colombia, que es parte en la operación de cambio.

Esto significa que quien interactúa con el Sistema será siempre un usuario y quien participó en la operación (contrajo derechos y obligaciones, fue receptor de inversión o inversionista, etc.) será siempre un actor.

Los actores pueden registrar sus operaciones directamente en el Sistema, pero cuando lo hagan debe ser en calidad de usuarios. Los actores también podrán nombrar un apoderado que ejerza su representación y transmita la información en el Sistema de Información Cambiaria. El apoderado deberá crearse como usuario en el Sistema y registrar el vínculo de representación.

II. Creación y actualización de actores en el Sistema de Información Cambiaria

A. ¿Qué significa crear un actor en el Sistema de Información Cambiaria?

La creación de actores en el Sistema de Información Cambiaria es el registro de los datos del inversionista o de la empresa receptora de inversión, para ser utilizados en la transmisión de registros de inversiones internacionales o en la consulta de operaciones a su nombre. Este proceso podrá ser adelantado por cualquier usuario y es el primer paso para el registro de operaciones cambiarias.

B. ¿Para qué operaciones se deben crear actores en el Sistema de Información Cambiaria?

Durante la primera fase de implementación del Sistema de Información Cambiaria, en la que se puso en funcionamiento el Módulo de Inversiones, únicamente fue necesario crear actores para la transmisión de registros de inversión, registros de cancelación o registros de sustitución de inversiones internacionales sin canalización de divisas, así como las correcciones o anulaciones de estos. Igualmente, para la transmisión de información correspondiente a la conciliación patrimonial del régimen especial y el registro de inversión suplementaria al capital asignado.

Para la segunda fase de implementación del Sistema los titulares de cuentas de compensación (residentes) deben transmitir sus operaciones por medio del Sistema de Información Cambiaria. Igualmente, los usuarios que transmiten declaraciones de cambio por inversiones internacionales o por cualquier otra operación de obligatoria o voluntaria canalización por medio de los intermediarios del mercado cambiario, deberán seguir acudiendo a estos para realizar sus operaciones y en ambos casos se deberán crear los actores en el Sistema de Información Cambiaria.

C. ¿Quién puede crear un actor o actualizar sus datos?

Cualquier usuario del Sistema de Información Cambiaria (persona natural) puede crear un Actor. El Usuario puede ser el Actor mismo (cuando actúe directamente) o su representante. En los casos que el Actor y Usuario sean personas diferentes, el Usuario debe contar con la autorización previa del Actor para el tratamiento de sus datos personales, lo cual se manifiesta al momento de la suscripción del acuerdo de servicios. El Actor podrá actualizar sus datos, actuando directamente (en calidad de Usuario) o mediante un Usuario que lo represente.

D. ¿Qué datos registrados de los actores se pueden actualizar?

Entre los datos básicos que pueden ser modificados se incluye el nombre, la ubicación, el código CIIU y los datos de contacto. Por su parte, los datos correspondientes a la naturaleza (es decir, el dato que especifica si se trata de una persona natural, jurídica o entidades sin personería jurídica) no serán modificables.

Tenga en cuenta que el nombre, el tipo y número de identificación serán validados con las bases de datos de otras entidades (como la DIAN y la Registraduría Nacional del Estado Civil). Por lo tanto, estos datos no serán modificables y para la creación del actor se tendrán los datos registrados en esas entidades.

E. Procedimientos de actualización, corrección o unificación de información

1.  Actores migrados del Sistema Estadístico Cambiario con información incompleta:

Los actores registrados en el Sistema Estadístico Cambiario - SEC, fueron migrados al Sistema de Información Cambiaria, en consecuencia, si la información está incompleta, deberá actualizarla en el Sistema de Información Cambiaria antes de la transmisión de una operación.

2. Cambios de administrador de otras entidades sin personería jurídica residentes:

Cuando por cualquier acto o negocio jurídico se cambie el administrador de una entidad sin personería jurídica, el usuario deberá actualizar los datos del administrador en el módulo de Gestión de actores del Sistema de Información Cambiaria.

3. Cambio de régimen de sucursales de sociedades extranjeras:

Con la entrada en funcionamiento del Sistema de Información Cambiaria, el cambio de régimen de sucursales de sociedades extranjeras (especial o general), la no renovación del certificado de dedicación exclusiva y la renuncia al régimen cambiario especial serán informados al Banco de la República directamente por el usuario que transmita información en el momento de la creación o la actualización de datos del actor en el Sistema de Información Cambiaria.

Solamente cuando se haya ingresado de forma incorrecta la información sobre la clasificación del régimen de la sucursal de sociedad extranjera (especial o general), el usuario podrá solicitar al Banco de la República el cambio de régimen, mediante una Solicitud Especial.

Tenga en cuenta que los datos de las empresas registradas en el Sistema Estadístico Cambiario como pertenecientes al Régimen cambiario especial fueron migrados al Sistema de Información Cambiaria y el usuario deberá revisar que correspondan a los correctos o, en caso de requerirlo, actualizarlos.

4. Unificación de identificaciones:

Cuando un actor se encuentre registrado en el Sistema de Información Cambiaria con varios tipos y/o números de identificación podrá solicitar al Banco de la República, mediante una Solicitud Especial y adjuntando los soportes correspondientes, la unificación de las identificaciones en una sola.

Igualmente, el Banco de la República podrá, de oficio, unificar los tipos y números de identificación de los actores del Sistema de Información Cambiaria.

F. ¿Cómo se crea un actor en el Sistema de Información Cambiaria?

1. En el menú principal de la pantalla inicial del Sistema de Información Cambiaria deberá hacer clic sobre la pestaña “Actores cambiarios” o el botón “Ver más”. Una vez se desplieguen las opciones, seleccione la opción “Gestión de actores”.

2. Al ingresar al módulo de “Gestión de actores”, siga las instrucciones del Sistema sobre naturaleza jurídica del actor, identificación, información básica, ubicación y las demás que le sean solicitadas.

Si el actor no se encuentra registrado en el Sistema de Información Cambiaria y se diligencian los datos para su creación, el Sistema validará el número de identificación ingresado con los sistemas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o la Registraduría Nacional del Estado Civil, según corresponda, y cargará el nombre de la persona natural o jurídica[2].

Para consultar un actor que no tenga una identificación válida en Colombia debe seleccionar en el campo de "Naturaleza" si pertenece a una persona natural o jurídica y marcar la casilla “Sin documento válido en Colombia”, si la "Naturaleza" pertenece a Otras entidades sin personería jurídica, marcar la casilla “Sin documento válido en Colombia/Patrimonio autónomo sin NIT, ni código PA” para que el Sistema habilite la búsqueda por nombre y país del no residente o patrimonio autónomo, caso en el cual:

i.  El Sistema encontrará una o varias coincidencias: en el cual usted podrá seleccionar la que corresponda al actor para actualizar la información.

ii. Si en el listado generado no se encuentra la persona natural, jurídica o entidad sin personería jurídica que usted va a crear, continúe con la creación de uno nuevo, caso en el cual deberá seguir con el proceso de creación del actor para el diligenciamiento de los datos básicos.

3. Una vez haya diligenciado los campos correspondientes debe dar clic en el botón crear. El Sistema de Información Cambiaria le solicitará una confirmación. Una vez haya aceptado el cuadro de diálogo con la confirmación, el Sistema le informará si el proceso ha sido exitoso.

Tenga en cuenta que el actor quedará creado en el Sistema de Información Cambiaria únicamente cuando el cuadro de diálogo haya generado un mensaje de “Proceso exitoso”.

G. ¿Cómo se actualiza la información del actor en el Sistema de Información Cambiaria?

Recuerde que para la actualización de información de los datos registrados para los actores del Sistema se requiere la existencia de un vínculo de representación entre el usuario y el actor, el cual se acreditará mediante certificado digital o con un registro previo del vínculo de representación.

1.  Deberá seguir el paso 1 del literal f) sobre “¿Cómo se crea un actor en el Sistema de Información Cambiaria?”.

2. Una vez se encuentre en la pantalla de “Gestión de actores” y si realizó la búsqueda por:

i. Nombre y país de residencia, sin número de identificación válido en Colombia: el Sistema mostrará una pantalla con las coincidencias para ese nombre y país. Verifique en el listado el actor del cual va a actualizar la información y dé clic en el icono de “Editar” para modificar la información del actor.

ii. Tipo y número de identificación: el Sistema mostrará en pantalla los datos registrados del actor para ser editados.

3. Editados los campos correspondientes, debe dar clic en el botón “Guardar”. El Sistema le solicitará una confirmación. Una vez haya aceptado el cuadro de diálogo con la confirmación, el Sistema le informará si el proceso ha sido exitoso.

III. Preguntas frecuentes sobre el módulo de creación de actores

1. Creé o actualicé un actor en el Sistema. Entré en otra fecha y encontré que el nombre del actor fue cambiado, ¿por qué ocurre esto?

Tenga en cuenta que el Sistema de Información Cambiaria realiza validaciones de información con la Registraduría Nacional del Estado Civil y con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y actualiza la información de acuerdo con las bases de datos de estas entidades.

2. ¿Puedo crear un actor en el Sistema de Información Cambiaria diferente al usuario que está ingresando la información?

Sí, cualquier persona que cuente con la autorización para el tratamiento de datos personales de un actor lo puede crear en el Sistema. Al momento de aceptar el acuerdo de servicios debe aceptar que cuenta con la autorización correspondiente.

3. ¿Puedo actualizar la información de un actor registrado en el Sistema de Información Cambiaria?

Sí, siempre que tenga registrado un vínculo de representación con el actor o cuente con un certificado digital de representante legal.

Debe tener en cuenta que se podrán modificar los datos básicos que identifican al actor en el Sistema de Información Cambiaria, entre los cuales están la ubicación, el código CIIU y los datos de contacto. El nombre será modificable únicamente para los tipos de identificación que no tengan validaciones con otros sistemas (como los de la DIAN o la Registraduría Nacional del Estado Civil). Los datos correspondientes a la naturaleza (es decir, el dato que especifica si se trata de una persona natural, jurídica o entidades sin personería jurídica) no serán modificables.

4. ¿Quiénes son o pueden ser administradores de “Otras entidades sin personería jurídica”?

• Para los patrimonios autónomos: las sociedades fiduciarias.
• Para los fondos de inversión colectiva y fondos de capital privado: las sociedades fiduciarias, las sociedades comisionistas de bolsa y las sociedades administradoras de inversión.

5. ¿Un actor puede tener más de una identificación registrada?

Sí, dada la migración de información del Sistema Estadístico Cambiario- SEC y la asignación de códigos de no residente y patrimonio autónomo, un usuario puede tener más de un tipo y número de identificación. En estos casos deberá solicitar la unificación de identificaciones por medio de una Solicitud Especial.

6. No recuerdo el número de identificación registrado en el sistema, ¿lo puedo consultar?

Sí, los usuarios podrán consultar las identificaciones de los actores no residentes identificados con código “NR” y de los patrimonios autónomos sin NIT propio, identificados con código “PA”. En el módulo de Gestión de actores deberán seleccionar la naturaleza, la casilla “Sin documento válido en Colombia” o “Sin documento válido en Colombia/patrimonio autónomo sin NIT, ni código PA”, el nombre y el país de residencia y el sistema generará una tabla de coincidencias en la que podrá seleccionar el código que corresponda y actualizar la información. Tenga en cuenta que si desea actualizar la información de un tercero debe contar con un vínculo de representación o certificado digital de representante legal.

Para los demás tipos de identificación, es necesario que el usuario que realiza la búsqueda sepa la naturaleza, tipo y número de documento del actor.

7. ¿Cómo se identifican en el Sistema de Información Cambiaria los inversionistas extranjeros y las sociedades extranjeras receptoras de inversión colombiana que se identificaban en el Sistema Estadístico Cambiario-SEC con códigos IE y SE?

Los inversionistas extranjeros que se identifican con un código compuesto por un número y el IE en el Sistema Estadístico Cambiario-SEC, se identificarán con el mismo número, pero con el código de no residente (NR) en el Sistema de Información Cambiaria.

Las empresas receptoras de inversión colombiana que se identificaban con un código compuesto por un número y la sigla SE en el Sistema Estadístico Cambiario, se identifican con un número que deberá consultarse el Sistema Estadístico Cambiario.

8. ¿Cómo puedo actualizar el régimen de las sucursales de sociedades extranjeras en el Sistema de Información Cambiaria?

Directamente, ingresando al módulo de Gestión de actores y modificando la información registrada.

9. ¿Qué debo tener en cuenta en el momento de crear un patrimonio autónomo como actor en el Sistema de Información Cambiaria? 

Tanto el patrimonio autónomo como su administrador (residentes en Colombia) deben crearse como actores en el Sistema de Información Cambiaria. Tenga en cuenta que antes de la creación del patrimonio autónomo debe estar creado el administrador.

Igualmente, debe tener presente que el usuario que transmite la información por medio del Sistema de Información Cambiaria debe conocer el NIT genérico y nombre asociado a los patrimonios autónomos del administrador en aquellos casos en que el patrimonio autónomo no cuente con NIT propio.

Si tiene más preguntas, consulte nuestra página web, en donde encontrará videos, preguntas frecuentes y otros contenidos sobre el Sistema de Información Cambiaria. Podrá acceder ingresando a http://www.banrep.gov.co en la sección “Política monetaria y cambiaria”, “Regulación y operaciones cambiarias” opción “Material de apoyo para el Sistema”.