Actuar a través de un representante en el Sistema de Información Cambiaria
Contenido
I. RESUMEN
Las personas naturales pueden actuar en el Sistema de Información Cambiaria directamente, sin necesidad de intermediarios o representantes. Si lo quieren, pueden designar un representante que entre al Sistema y se encargue de registrar, transmitir y consultar sus operaciones. Este puede ser el caso, por ejemplo, de un inversionista extranjero o de un titular de cuenta de compensación, que no conoce al detalle la reglamentación cambiaria colombiana y prefiere contratar a alguien que se encargue.
Por su parte, las personas jurídicas siempre deben actuar a través de un representante, porque no existen en el Sistema de Información Cambiaria usuarios corporativos, es decir, usuarios asignados a personas jurídicas. Las personas jurídicas residentes deben actuar a través de su representante legal, quien puede después designar a alguien más que entre al Sistema y haga los trámites. Las personas jurídicas no residentes deben designar un representante para actuar en el Sistema de Información Cambiaria.
En este documento se explica cómo autorizar a un representante en el Sistema, la información y documentos requeridos, la forma en que queda autorizada la representación y se responden preguntas frecuentes.
Recomendamos leer este documento para entender qué es la representación y aclarar si es necesaria una. Si eso ya está claro, puede consultar el Paso a paso para la creación del vínculo de representación y delegación en el Sistema de Información Cambiaria.
II. ¿NECESITO UNA REPRESENTACIÓN?
a) No es necesaria una representación cuando el titular de la operación de cambio o de la cuenta de compensación (Actor) es una persona natural. En ese caso, el Actor puede entrar directamente al Sistema, crearse como Usuario, registrar y transmitir sus operaciones o informes de movimientos. Ahora, si el Actor lo prefiere puede designar a un representante. En ese caso, debe crear una representación de acuerdo con lo que se enseña en este documento.
b) En algunos casos excepcionales, las personas naturales deben actuar a través de un representante. Es el caso, por ejemplo, de los menores de edad y de los eventos en que interviene un albacea, guardador, apoyo, adjudicatario y administrador de sucesión. También es el caso de las personas naturales no residentes que no tienen una identificación válida en Colombia, como un pasaporte o una cédula de extranjería.
c) Siempre es necesaria una representación si el titular de la operación de cambio o de la cuenta de compensación es una persona jurídica. En el Sistema de Información Cambiaria no existen Usuarios corporativos o asignados a empresas, por lo que siempre se necesitará una persona natural que represente a la persona jurídica.
Es posible tener más de un representante. También es posible que la misma persona represente a varios actores.
III. CONCEPTOS PREVIOS.
A. Usuarios y Actores del Sistema
Para entender cómo crear una representación es necesario entender dos conceptos: el Actor y el Usuario. El Actor es quien participa en la operación de cambio, independientemente de que sea una persona natural o jurídica. Puede ser, por ejemplo, el inversionista, la empresa receptora de la inversión o el titular de la cuenta de compensación.
Ahora bien, la interacción con el Sistema supone la creación de un Usuario (entrando al Sistema es posible crear un Usuario y asignar una clave). Como ya explicamos, sólo las personas naturales pueden crear Usuarios. Por esto decimos que el Usuario es la persona natural que está habilitada para ingresar e interactuar con el Sistema.
En los casos en que el titular de la operación de cambio o de la cuenta de compensación quiera transmitir sus operaciones personalmente, sin recurrir a un representante, debe crear un Usuario en el Sistema. En ese evento, el Usuario y el Actor son la misma persona.
Para crear un usuario es necesario ser una persona natural, mayor de edad e identificada con un tipo de identificación aceptado en el Sistema de Información Cambiaria (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, número de identificación tributaria y pasaporte)
En el diagrama que sigue presentamos un ejemplo relacionado con inversiones internacionales:
Se trata de una operación de inversión extranjera en Colombia hecha por una persona natural no residente (inversionista) en una empresa receptora en Colombia. Dado que el inversionista es una persona natural, puede registrarse en el Sistema como Usuario (Usuario 1) y, sin necesidad de intermediarios, crearse como Actor (Actor 1).
La empresa receptora es una persona jurídica, por lo que debe actuar a través de su representante legal para que registre o consulte sus operaciones en el Sistema. En el Sistema, debe crearse la representación para que el representante jurídico quede autorizado para actuar. Explicaremos el paso a paso de esta operación más adelante. Por lo pronto lo relevante es entender las diferencias entre Usuarios y Actores.
B. Representante y representado
Como ya hemos explicado, los Actores (los titulares de las operaciones de cambio o de cuentas de compensación) que sean personas naturales, mayores de edad e identificados con un tipo de identificación aceptado en el Sistema de Información Cambiaria, pueden ingresar al Sistema, crear un usuario e interactuar con el Sistema a nombre propio para consultar, registrar y transmitir sus operaciones. Este es el caso que se muestra en el diagrama que sigue, en el que, en una operación de inversiones internacionales, el inversionista extranjero (Actor 1), entra al Sistema, crea el Usuario 1 y puede transmitir y consultar sus operaciones.
Ahora bien, como hemos dicho, las personas naturales pueden elegir actuar por medio de un representante. La representación es obligatoria para las personas jurídicas.
Habiendo entendido los conceptos de Actor, Usuario, representante y representado, podemos pasar a explicar cómo funciona la representación en el Sistema de Información Cambiaria.
Para validar la relación entre un representante y el Actor al que representa, es necesario contar con un certificado digital o registrar una representación en el Sistema. A continuación, explicaremos cada caso.
IV. REPRESENTACIÓN CON CERTIFICADO DIGITAL
El certificado digital es uno de los mecanismos para acreditar la representación. El uso de un certificado digital le permite al Sistema verificar que el Usuario registrado es el representante legal de una empresa o que está afiliado a ella. Para ello, es posible usar uno de los siguientes certificados digitales:
- Pertenece a: mediante el cual se identifica a una persona natural y su vinculación como empleado, funcionario o colaborador de una persona jurídica o de una entidad sin personería jurídica.
- Representante legal: mediante el cual se identifica a una persona natural y su vinculación en calidad de representante legal de una persona jurídica.
Recuerde que para acreditar la representación con un certificado digital:
1. El representante debe tener Usuario en el Sistema. Ingrese al Sistema y regístrese como Usuario. Siga este enlace para ver el instructivo de Administración de Usuarios.
2. El representado debe estar creado como Actor. Si tiene dudas, consulte el instructivo de Creación y actualización de Actores.
V. CREAR UN VÍNCULO DE REPRESENTACIÓN
También es posible acreditar la representación registrando un vínculo de representación, en los casos en que no exista o no haya interés en conseguir un certificado digital.
- Pasos para crear un vínculo de representación:
1. El representante y el representado deben tener Usuario en el Sistema. Ingrese al Sistema y regístrese como Usuario. Siga este enlace para ver el instructivo de Administración de Usuarios. Este paso no es necesario si el Actor es una persona jurídica, un menor de edad o un no residente sin identificación aceptada por el Sistema. En esos casos, solo el representante debe tener un Usuario. Será él quien se encargue de registrar el vínculo de representación.
2. El representado debe estar creado como Actor. Si tiene dudas, consulte el instructivo de Creación y actualización de Actores.
3. En el módulo de "Actores cambiarios” seleccione la opción "Representación de un actor" y luego en “crear representación”. El sistema le pedirá los siguientes datos:
a. Datos del representante y representado.
b. Operaciones que está autorizado para hacer (sugerimos seleccionar todas).
c. Detalles: aquí se incluirá, si procede, el plazo durante el cual se puede ejercer la representación. Por regla general, los poderes tienen una vigencia indefinida. Si es así, marque esa opción.
d. Delegación: marcar sí o no, para autorizar al representante a delegar la representación en alguien más. No es necesario indicar en este punto quién es esa persona. Más adelante en este documento explicamos este tema.
4. Haga clic en “agregar” y, si procede, adjunte los documentos que acrediten la representación. En el siguiente apartado se explica en qué casos es necesario.
5. Haga clic en “enviar”.
6. ¡Listo!
Puede consultar un paso a paso detallado de cómo crear la representación ingresando al Instructivo de “Paso a paso de cómo crear una representación en el Sistema de Información Cambiaria".
VI. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA ACREDITAR LA REPRESENTACIÓN
No es necesario ningún documento si se va a actuar usando un certificado digital. Cuando se vaya a actuar registrando un vínculo de representación, en la mayoría de los casos la representación quedará aprobada inmediatamente. En algunos casos excepcionales es necesario adjuntar documentos.
A continuación, se explica cada posibilidad.
- Aprobación inmediata y sin documentos soporte
i. Las personas jurídicas residentes deben actuar por intermedio de su representante legal. El vínculo de representación entre esa empresa y su representante legal quedará aprobado automáticamente, después de seguir los pasos indicados en el numeral anterior. En este caso, el Sistema consulta directamente la información de Confecámaras y verifica la identidad del representante.
ii. La representación de las personas naturales residentes y no residentes con identificación válida en Colombia quedará aprobada inmediatamente, una vez se cree el vínculo de representación, siguiendo los pasos del apartado anterior. En este caso, dado que es el mismo representado quien autoriza al representante en el Sistema, no es necesario adjuntar documentos soporte.
En el siguiente esquema se muestra el ejemplo de una persona natural, titular de cuenta de compensación que crea un Usuario en el Sistema y quiere que otra persona natural (Usuario 2) lo represente, así que entra al Sistema, crea el vínculo de representación, diligencia los datos solicitados y aprueba a su representante. Su representante (el Usuario 2) queda inmediatamente autorizado para registrar, transmitir y consultar su información.
2. Aprobación adjuntando documentos soporte
En los casos que se listan abajo es necesario adjuntar documentos para acreditar la representación. Para hacerlo, deben seguirse los mismos pasos indicados en la sección “Pasos para crear un vínculo de representación” y, cuando el Sistema lo solicite, adjuntar los documentos que acrediten la representación.
El Banco de la República revisará los documentos soporte de la representación y, si corresponde, aprobará la representación. La respuesta por parte del Banco de la República se verá en el Sistema en un término de quince (15) días hábiles.
En los casos en que deba adjuntarse un poder, deberá adjuntar el modelo de poder sugerido con nota de presentación personal ante notario público. Para los casos en que los documentos hayan sido otorgados en el exterior, deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 251 del Código General del Proceso.
Si los documentos que acreditan la representación fueron previamente aportados al Banco de la República, deberá enviar una comunicación en la que se indique el número de radicación con el fin de ser tenidos en cuenta en el estudio de la solicitud.
i. Representante de una persona jurídica no residente
Como hemos explicado, una persona jurídica no puede crear un Usuario en el Sistema. Dado que para las personas jurídicas no residentes no existe una base de datos equivalente a Confecámaras, la representación de las personas jurídicas no residentes requiere adjuntar los siguientes documentos soporte:
• Documento equivalente al certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica no residente, en el que conste la condición de representante legal del solicitante y/o del poderdante.
ii. Representante de una persona natural no residente sin documento de identificación aceptado por el Sistema
Como hemos explicado, para que una persona natural cree un Usuario, es necesario que tenga un documento de identidad aceptado por el Sistema (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, número de identificación tributaria y pasaporte). Si una persona natural no tiene uno de esos documentos, por ejemplo, porque es un extranjero sin pasaporte, la aprobación de la representación exige que se adjunten documentos soporte.
La representación de las personas naturales no residentes requiere adjuntar los siguientes documentos soporte:
Poder (utilizar el modelo de poder sugerido) con nota de presentación personal ante notario público. Para los casos en que los documentos hayan sido otorgados en el exterior, deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 251 del Código General del Proceso.
iii. Representante de menor de edad
Los menores de edad no pueden crear un Usuario en el Sistema. Cuando vayan a registrar operaciones, siempre deben actuar por medio de un representante. La aprobación de la representación requiere adjuntar los siguientes documentos:
Registro civil de nacimiento
Sentencia o acta de conciliación en la que se otorgue patria potestad en uno de los padres o documento de delegación a uno de los padres en el otro.
iv. Albaceas, guardadores o apoyos, adjudicatarios y administradores de una sucesión
Los albaceas, guardadores o apoyos, adjudicatarios y administradores de una sucesión deben adjuntar los documentos que acrediten la calidad en la que actúan. La aprobación de la representación requiere adjuntar los siguientes documentos:
Albacea: testamento o sentencia judicial ejecutoriada.
Guardador o apoyo: sentencia judicial ejecutoriada o escritura pública.
Adjudicatario o administrador de la sucesión: sentencia judicial ejecutoriada, escritura pública de sucesión o poder otorgado por todos los herederos conocidos en el que se nombre al representante como administrador de los bienes.
VII. DELEGACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN
El Sistema de Información Cambiaria permite que, una vez acreditado el vínculo de representación, el representante delegue esa representación a otra persona. La delegación implica que el representante designa a otra persona. Solo es posible delegar la representación si el representado lo autorizó previamente.
Por ejemplo, Mary, una residente titular de cuenta de compensación designa a Ana como su representante. En el poder se indicó expresamente que Ana puede delegar esa representación. Ana puede entrar entonces con su usuario y delegar la representación en Paula, sin adjuntar documentos soporte.
VIII. CASOS ESPECIALES DE REPRESENTACIÓN
i. Representación otorgada a personas jurídicas: cuando el Actor delegue su representación en una persona jurídica, esta última debe delegar la representación para la interacción con el Sistema en una persona natural, quien será el Usuario.
ii. Representación de entidades sin personería jurídica residentes: no se debe registrar un vínculo o relación de representación de forma directa con la entidad sin personería jurídica, sino con el administrador del patrimonio autónomo, fondo de inversión colectiva o fondo de capital privado que se encuentre inscrito en el módulo de Gestión de actores.
IX. ACTUALIZACIÓN DEL VÍNCULO DE REPRESENTACIÓN
El representado, persona natural directamente o representante legal de una persona jurídica (si es Usuario), puede ingresar al Sistema de Información Cambiaria para actualizar los siguientes elementos del vínculo de representación:
a. Informar la revocatoria de la representación.
b. Editar vigencias de las operaciones inscritas en la representación.
c. Incluir o quitar la facultad de delegar la representación en un tercero.
d. Agregar más operaciones para que el Usuario pueda realizar la consulta o transmisión de la información en un vínculo de representación previamente inscrito (por ejemplo, se podrá autorizar al representante la gestión de operaciones de cuenta de compensación del Actor si en el momento de crear el vínculo de representación solo fue autorizada la transmisión de registros de inversiones internacionales).
Por su parte, el representante (si es Usuario) puede ingresar al Sistema de Información Cambiaria directamente para actualizar los siguientes elementos del vínculo de representación:
a. Informar la revocatoria de la representación.
b. Editar vigencias de las operaciones inscritas en la representación. (con aprobación del Banco de la República).
Igualmente, cuando el representado no sea Usuario del Sistema de Información Cambiaria, podrá solicitar estas actualizaciones a través de los canales de Atención a la ciudadanía, adjuntando los documentos soporte de la operación.
X. ¿CÓMO PUEDO HACER LA CONSULTA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CAMBIARIA DE LOS REPRESENTADOS Y REPRESENTANTES REGISTRADOS?
En la parte lateral izquierda de la pantalla encontrará las opciones “Mis representados”, “Mis representantes” y “Otras representaciones”, por medio de las cuales podrá consultar:
i. Mis representados: permite consultar los actores sobre los cuales el Usuario ejerce la representación.
ii. Mis representantes: permite consultar los usuarios que representan al Actor.
iii. Otras representaciones: permite consultar las representaciones que un Usuario ha solicitado, en las que no interviene como representante ni como representado.
Adicionalmente, en la parte lateral izquierda de la pantalla encontrará la opción “Ver solicitudes”, en la cual podrá ver las solicitudes en trámite en estado “Pendiente de aprobación” o “Rechazada”. Tenga en cuenta que el Banco de la República puede identificar inconsistencias en la información enviada y rechazar la solicitud de representación, caso en el cual podrá radicar su solicitud con el lleno de los requisitos, cuando aplique.
XI. PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL MÓDULO DE REPRESENTACIÓN DE ACTORES
1. ¿Es obligatorio tener una representación?
a) No es necesaria una representación cuando el titular de la operación de cambio o de la cuenta de compensación (Actor) es una persona natural con identificación válida en Colombia. En ese caso, el Actor puede entrar directamente al Sistema, crearse como Usuario, registrar y transmitir sus operaciones. Ahora, si el Actor lo prefiere puede designar a un representante. En ese caso, debe crear una representación de acuerdo con lo que se enseña en este documento.
b) En algunos casos, las personas naturales deben actuar a través de un representante. Es el caso, por ejemplo, de los menores de edad y de los eventos en que interviene un albacea, guardador, apoyo, adjudicatario y administrador de sucesión. También es el caso de los no residentes que no tienen identificación válida en Colombia.
c) Siempre es necesaria una representación si el titular de la operación de cambio o de la cuenta de compensación es una persona jurídica. En el Sistema de Información Cambiaria no existen Usuarios corporativos o asignados a empresas, por lo que siempre se necesitará una persona natural que represente a la persona jurídica.
2. ¿Tengo que adjuntar documentos para que me aprueben la representación?
• No es necesario adjuntar documentos soporte para las personas jurídicas residentes, quienes deben actuar por intermedio de su representante legal. El vínculo de representación entre esa empresa y su representante legal quedará aprobado automáticamente. En este caso, el Sistema consulta directamente la información de Confecámaras y verifica la identidad del representante.
• No es necesario adjuntar documentos soporte para la representación de las personas naturales residentes y no residentes con identificación válida en Colombia. La representación quedará aprobada inmediatamente.
En los siguientes casos sí es necesario adjuntar documentos:
• Representante de una persona jurídica no residente.
• Representante de una persona natural no residente sin documento de identificación aceptado por el Sistema.
• Representante de menor de edad.
• Albaceas, guardadores o apoyos, adjudicatarios y administradores de una sucesión.
3. ¿Cuánto se demora la autorización del vínculo de representación?
Cuando el Sistema no le solicite adjuntar documentos, una vez aparezca el mensaje de “¡Proceso exitoso! Se ha creado la representación”, la representación ha quedado aprobada. Esto sucede de manera inmediata y automática.
El tiempo de respuesta para las solicitudes de representación en las que se generó el mensaje “¡Proceso exitoso! Ha registrado exitosamente la solicitud ###” y se anexan documentos soporte dependerá de las normas aplicables a las peticiones de interés particular, que por regla general es de 15 días hábiles.
4. ¿Cómo me voy a enterar de la respuesta del Banco de la República sobre la revisión de los documentos?
Recibirá un correo electrónico de confirmación. También podrá consultar en la pantalla de gestión de representación en las opciones “Mis representados”, “Mis representantes”, “u “Otras representaciones” si su solicitud fue aprobada. También podrá consultar en la opción “Ver solicitudes” en la sección pendientes de aprobación o rechazadas.
5.¿Si soy titular de cuenta de compensación cómo puedo solicitar el vínculo de representación?
Tenga presente que para cuentas de compensación no se deben adjuntar documentos soporte. Para ello tenga en cuenta lo siguiente:
Las personas jurídicas residentes titulares de cuenta de compensación deben actuar por intermedio de su representante legal. El vínculo de representación entre esa empresa y su representante legal quedará aprobado automáticamente. En este caso, el Sistema consulta directamente la información del Registro Mercantil y verifica la identidad del representante. Posteriormente se podrá delegar la representación en otro usuario distinto del representante legal.
La representación de las personas naturales residentes titulares de cuenta de compensación quedará aprobada inmediatamente, una vez se cree el vínculo. En este caso, dado que es el mismo representado quien autoriza al representante en el Sistema, no es necesario adjuntar documentos.
6. ¿Existe un límite de representantes para cada Actor?
No, un actor puede tener cuantos representantes necesite en el Sistema de Información Cambiaria. En el caso de los representantes legales de personas jurídicas residentes, el Sistema validará a todos los representantes legales que se encuentren inscritos en el Registro Mercantil al momento de hacer el proceso de representación.
XII. GLOSARIO
Actor
Persona natural, jurídica o entidad sin personería jurídica, residente o no residente, que es parte de la operación sujeta a informe o registro o titular de cuenta de compensación. Se considerarán identificaciones válidas del Actor el registro civil, la tarjeta de identidad, la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, el número de identificación tributaria (NIT) y, cuando corresponda, el código de no residente (NR) o el código de patrimonio autónomo (PA). El Actor podrá interactuar directamente con el Sistema de Información Cambiaria, en cuyo caso tendrá la calidad de Usuario.
Autenticación
Procedimiento efectuado por el Usuario para el ingreso al Sistema de Información Cambiaria.
Certificado digital
Mensaje de datos expedido por una entidad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia - ONAC y homologado por el BR, que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide como al usuario y que sirve como mecanismo de autenticación en el Sistema de Información Cambiaria. Estos certificados corresponden a los tipos "Pertenece a" y "Representante legal".
Código de verificación
Clave generada aleatoriamente por el Sistema de autenticación de usuarios ciudadanos - SAUC para cada proceso de autenticación que se realice sin certificado digital.
Sistema de Información Cambiaria (en adelante “el Sistema”)
Sistema de información administrado por el Banco de la República para el registro, transmisión, consolidación y consulta de la información de las operaciones sujetas a informe o registro. Este sistema incorpora la información contenida en el Sistema Estadístico Cambiario y lo remplazó en noviembre de 2023.
Usuario
Persona natural, mayor de edad, identificada con cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte o número de identificación tributaria [NIT] (solo es válido para personas naturales no residentes), habilitada para ingresar e interactuar con el Sistema de Información Cambiaria, a nombre propio o en calidad de apoderado o representante legal de un Actor.
Vínculo de representación
Relación registrada en el Sistema de Información Cambiaria para que un Usuario represente a un Actor.
Si tiene más preguntas, consulte nuestra página web, en donde encontrará videos, preguntas frecuentes y otros contenidos sobre el Sistema de Información Cambiaria. Podrá acceder ingresando a http://www.banrep.gov.co en la sección “Política monetaria y cambiaria”, “Regulación y operaciones cambiarias” opción “Material de apoyo del Sistema”.
