"(...) Damos respuesta a su comunicación (...) mediante la cual consulta si habría lugar a sanciones cambiarias en razón de la ausencia de la firma del declarante o la imposición de firmas por medios mecánicos, en las declaraciones de cambio de operaciones que se canalizan a través de cuentas de compensación.

Al respecto, me permito manifestarle lo siguiente:

1. La Resolución Externa 8 de 2000 establece que los residentes y no residentes que canalicen operaciones de cambio a través del mercado cambiario deben presentar una declaración de cambio en los términos que disponga el Banco de la República.

2. De conformidad con lo anterior, en la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 del Departamento de Cambios Internacionales se estableció que dentro de otras condiciones las declaraciones de cambio deben diligenciarse a nombre del residente o no residente que realiza la operación y suscribirse por éste, su representante legal, apoderado o mandatario.

3. En cuanto a la firma de la declaración de cambio se refiere, se encuentra que la firma por medios mecánicos no puede utilizarse por cuanto la normatividad cambiaria no la contempla. En este sentido, el Código de Comercio en su artículo 827 señala que la firma que procede de algún medio mecánico no se considerará suficiente sino en los negocios en que la ley o la costumbre lo admitan.

4. Por su parte, el numeral 1.4 del Capítulo 1 de la Circular Reglamentaria Externa DCIN 83 establece que el residente o no residente que presente una declaración de cambio debe responder por la correcta presentación de las mismas y la veracidad de la información que en ellas conste, razón por la cual resulta determinante identificar tanto al titular de la operación, como a quien suscribe la declaración de cambio, como responsables de la información que consta en tales documentos. Adicionalmente, establece que tiene la obligación conservarla en documento fisico o electrónico de conformidad con la Ley 527 de 1999 por el término de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracción del régimen cambiario.

5. En cuanto al cumplimiento de la obligación de presentación de la declaración de cambio el numeral 1.1. de la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 advierte que:" ... ... Para efectos de lo previsto en el artículo 4 de la R. E. 8/00 J. D., la declaración de cambio se considera correctamente presentada cuando la información ha sido recibida o procesada por los IMC, o cuando la misma se encuentre incorporada en el sistema del Banco de la República (en adelante BR) como resultado de la transmisión electrónica que realizan los IMC y los titulares de cuentas de compensación." (subrayas nuestras). Teniendo en cuenta lo anterior, en la medida que la información de las operaciones de cambio canalizadas a través de cuentas de compensación queda incorporada en el sistema del Banco de la República, las declaraciones de cambio respectivas se consideran correctamente presentadas, así el documento fisico conservado no se encuentre firmado o lo haya sido por medios mecánicos.

6. No obstante lo anterior, debe tenerse en cuenta que en el caso de las operaciones de importaciones y exportaciones de bienes, endeudamiento externo e inversión extranjera que se canalizan a través de cuentas de compensación, el Formulario No. 10 no hace las veces de declaración de cambio. Estas declaraciones deben diligenciarse con el lleno de requisitos antes de la transmisión del Formulario No. 10 y conservarse para cuando sean requeridas por las entidades de control y vigilancia. En efecto, sobre el particular la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 en sus numerales 8.3.1., 8.3.2., y 8.4.1. establece lo siguiente:

" .. ... Cuando a través de las cuentas se canalicen ingresos por concepto de exportaciones, se deberá diligenciar la "Declaración de cambio por exportaciones de bienes" (Formulario No. 2) o un documento que contenga la misma información de dicho formulario, que no se enviará al BR pero deberá conservarse en los archivos del titular de la cuenta, para el evento en que las entidades de control y vigilancia lo requieran. Las declaraciones de cambio deberán elaborarse con la fecha de ingreso de las divisas a la cuenta en cualquier tiempo antes de la transmisión del Formulario No. 10 "Relación de operaciones cuenta de compensación".

"...... Cuando a través de las cuentas se canalicen pagos por concepto de importaciones, se deberá diligenciar la respectiva "Declaración de cambio por importaciones de bienes" (Formulario No. 1) o un documento que contenga la misma información de dicho formulario, que no se enviará al BR pero deberá conservarse en los archivos del titular de la cuenta, para el evento en que las entidades de control y vigilancia lo requieran. Las declaraciones de cambio deberán elaborarse con la fecha del pago de la obligación en cualquier tiempo antes de la transmisión del Formulario No. 10 "Relación de operaciones cuenta de compensación".

" ...... Las declaraciones de cambio por endeudamiento externo (Formulario No. 3), excepto las relacionadas con los numerales cambiarios 1643, 1644, 2612, 2613, 2614 y 2615, e inversiones internacionales (Formulario No. 4) debidamente diligenciadas de acuerdo con lo señalado en el respectivo instructivo y que correspondan a los numerales cambiarios 4026, 4032, 4035, 4036, 4037, 4040, 4563, 4565 y 4580 deberán ser transmitidas, vía electrónica, por los titulares de las cuentas de compensación al BR con anterioridad a la transmisión de la "Relación de operaciones cuenta de compensación" Formulario No. 10.

Las declaraciones de cambio por inversiones internacionales relacionadas con numerales cambiarios distintos a los anteriores no deberán transmitirse al BR, pero deberán conservarse para cuando sean requeridas por la entidad de control y vigilancia."

Dado que el numeral 1.2. de la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 exige dentro de otras condiciones que la declaración de cambio sea suscrita por el residente o no residente que realiza la operación de cambio o por su representante legal, apoderado o mandatario en el campo de firma del declarante, tal requisito debe igualmente exigirse en las declaraciones de cambio de las operaciones que se canalizan a través de cuentas de compensación, así estas ya se hubieren considerado como correctamente presentadas.

(...)"