"(...) Damos respuesta a su comunicación de la referencia, mediante la cual solicita a esta Entidad emitir un concepto o visto bueno sobre la aplicabilidad, adecuada interpretación técnica, e implementación de los mecanismos que se describen en su comunicación, con los cuales se busca procesar y conservar las declaraciones de cambio que reciben como profesionales de compra y venta de divisas.

Al respecto, le informamos que el Banco de la República conforme a las normas vigentes, no está autorizado para brindar asesorías a terceros en relación con operaciones particulares. No obstante en los términos y con el alcance que prevé el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), podrá emitir conceptos sobre asuntos de su competencia.

Aclarado lo anterior, le informamos que la entidad autorizada para emitir concepto acerca de la viabilidad técnica de las herramientas que requieran implementar los profesionales de compra y venta de divisas en el desarrollo de su actividad, es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, según lo dispone el numeral 1.10 del Capítulo 1 de la Circular Reglamentaria Externa DCIN 83 y sus modificaciones, al indicar que "las declaraciones de cambio podrán elaborarse mediante el uso de procedimientos tecnológicos aceptados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN". 

De acuerdo con lo anterior, el Banco de la República carece de facultades para calificar la idoneidad tecnológica de las herramientas que los profesionales de compra y venta de divisas quieran implementar en el desarrollo de sus actividades. De la misma manera, se aclara que no hemos dado traslado de su consulta a la DIAN, por cuanto en la misma consta que ésta también fue dirigida a esa Entidad.

Sin perjuicio de lo anterior, consideramos preciso efectuar los siguientes comentarios acerca del asunto objeto de su interés:

1. El artículo 1 de la Resolución Externa 8 de 2000, dispone que todo residente o no residente que efectúe en Colombia una operación de cambio, deberán presentar una declaración de cambio en los términos y condiciones que disponga el Banco de la República. Para el caso de las operaciones ante los profesionales de compra y venta de divisas aplica el Formulario No. 18 "Declaración de cambio por compra y venta de manera profesional de divisas y cheques de viajero".

2. Acerca de las obligaciones de quienes presenten una declaración de cambio, el numeral 1.4 del Capítulo 1 de la Circular Reglamentaria Externa DCIN 83 y sus modificaciones establece que corresponde al residente o no residente que presente una declaración de cambio, responder por la correcta presentación de las mismas y por la veracidad de la información que en ellas conste. Es por esta razón, que resulta determinante identificar tanto al titular de la operación, como a quien suscribe la declaración de cambio, como responsables de la información que consta en tales documentos.

3. Ahora bien, el Código de Comercio en su Artículo 826 define el concepto de firma, indicando que cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito, bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores. Para el efecto, por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal. El mismo Código en su Artículo 827 señala que, la firma que procede de algún medio mecánico no se considerará suficiente sino en los negocios en que la Ley o la Costumbre lo admitan. Finalmente, el Código de Procedimiento Civil, en su Artículo 252 dispone que, es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado.

4. Por su parte, ante la necesidad de responder a los avances tecnológicos, la Ley 527 de 1999, en su Artículo 2 reconoce a la firma digital como un equivalente funcional de la firma manuscrita, siempre que ésta cumpla con los requisitos que señalan los artículos 7 y 28 de la misma norma, entre otros (i) que sea única la persona que la usa, (ii) que sea susceptible de ser verificada, (iii) que este bajo el control exclusivo de la persona que la usa, (iv) que esté ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada y que (v) sea conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

En forma mucho más amplia, el Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012, dispone que la firma digital es una especie de las firmas electrónicas, disponiendo que esta tiene los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita, y definiéndolas como métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente. Los criterios para determinar la confiabilidad de la firma electrónica se encuentran contenidos en el artículo 4 de la mencionada norma.

5. Ahora bien, la declaración de cambio es el documento mediante el cual se deja constancia de la realización de una operación de cambio. Por tanto, con el diligenciamiento de las mismas se busca obtener la mayor información sobre las operaciones de cambio que efectúan los residentes y no residentes, dentro de la cual se destaca especialmente: (i) la plena identificación de quien realiza la operación; (ii) la verificación de la naturaleza de la transacción y; (iii) el cumplimiento de las regulaciones correspondientes.

De acuerdo con lo anterior, y teniendo en cuenta que quien suscribe una declaración de cambio asume responsabilidad por el contenido de la misma y por la veracidad de la información que en ella consta, sea cual fuere la herramienta tecnológica que se utilice para efectos de presentar y conservar las declaraciones de cambio ante los profesionales de compra y venta de divisas, estos deberán observar los lineamientos señalados por la normatividad colombiana, a fin de asegurar la identidad de quienes presentan las mismas, así como garantizar la correcta conservación de las mismas.

En este punto no puede olvidarse que para la "Declaración de cambio por compra y venta de manera profesional de divisas y cheques de viajero", el Banco de la República estimó necesario incluir un requisito adicional con el fin de determinar la identidad de quien la suscribe, el cual es la impresión de la huella del declarante, requisito acerca del cual esta Secretaría efectuó un estudio general sobre la utilización de sistemas de almacenamiento de las mismas, concluyendo lo siguiente:

( ... )
El criterio último de selección de tecnología debe tener en cuenta además que el sistema escogido sea compatible con el usado por las entidades que necesitan esta información o las entidades contra las cuales se podría validar en líneas las huellas digitales (registraduría y/o UIAF) y permita correlacionar las huellas tomadas durante el proceso de diligenciamiento del formulario con las almacenadas en esas otras entidades.

Más aún, sería conveniente que el sistema no almacenara huellas digitales (por los riesgos de seguridad mencionados en el siguiente capítulo) sino que por el contrario validara dicha información en línea contra los operadores establecidos por la registradora para el efécto. (El subrayado es nuestro).

( "' )

"La implementación de un sistema de captura y almacenamiento de huellas digitales implica riesgos (ej.: robo de identidad o perdida de privacidad), lo que trae como resultado la necesidad de implementar controles de seguridad para mitigar dichos riesgos". ¹

 (...)"

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1 Departamento de Seguridad e Informática del Banco de la República.