Instrumentos de gestión de información - Otras dependencias

• Sistema de clasificación documental: Código, denominación de la serie, grupo, asunto y/o tipología.
• Políticas documentales: vigencia, tratamiento archivístico (microfilmación, digitalización y electrónico), plazo de conservación (activo, inactivo y total).
• Procedimiento archivístico: procedimiento de organización y disposición final.
• Fuente normativa, la cual puede ser institucional o legal.
• Clase de documento, el cual puede ser administrativo, informativo, técnico, esencial o histórico.
• Nombre proceso, incluye en algunas ocasiones el proceso relacionado. 

Cuadro de Clasificación Documental – CCD

El Banco de la República, en desarrollo de lo establecido en la Ley 1712 de 2014, y en los Decretos 1080 y 1081 de 2015, viene implementando la normatividad expedida por el Gobierno Nacional en materia de transparencia y acceso a la información pública. Dentro de dicha implementación se encuentra la elaboración y publicación del Cuadro de Clasificación Documental – CCD, el cual es un instrumento de especial importancia para la ciudadanía, por cuanto en este se consignan las series documentales que durante su historia institucional ha producido el Banco.

CCD Vigencia 1923 - 1963

El presente CCD comprende las series documentales producidas por el Banco entre el período de 1923 y 1963 y una selección de series documentales cuya producción documental se efectúo durante los primeros cuarenta (40) años de existencia del Banco.

Su estructura contiene la codificación para la identificación de las series, con el fin de facilitar la trazabilidad de esta producción documental, con fines de consulta, la denominación de las series y el nombre de las dependencias que en su momento produjeron los documentos en la ejecución de sus funciones. 

CCD Vigencia 1964 – 2017

El CCD correspondiente a esta vigencia incluye las series documentales producidas por el Banco entre el período de 1964 y 2017.

Su estructura contiene el código de la serie documental, la denominación de las series y el nombre de las dependencias que produjeron la información, independientemente de que estas existan en la actualidad. Las series se encuentran ordenadas de forma numérica ascendente acorde con el código de las series.

CCD Vigencia 2018 -

Como resultado del proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental, se actualizó igualmente el Cuadro de Clasificación Documental, incorporando a éste las nuevas series documentales, agrupadas de acuerdo con la estructura orgánico-funcional y los macro-procesos definidos por la Entidad.

Su estructura incluye:  

• Código de serie documental. Que corresponde a un número alfanumérico que identifica a cada una de los departamentos, seguido de un número de dos dígitos que corresponde a los macro-procesos y los últimos cuatro dígitos corresponden a las series documentales.
• Denominación de la serie documental. Nombre asignado a la serie documental.
• Dependencia productora. Nombre de la dependencia de acuerdo con la estructura orgánica vigente.

El CCD se encuentra ordenado de manera jerárquica siguiendo la estructura orgánica vigente. Como principales instancias se encuentran la Junta Directiva, el Consejo de Administración y la Gerencia General; desde la Gerencia se desprenden las demás gerencias, subgerencias y dependencias.